Digitalizar mi despacho
Documentación
Gestión documental
Uno de los mayores quebraderos de cabeza en los despachos profesionales es la gestión de documentos, y la puesta de los mismos a disposición de los clientes. Es una labor que se debe llevar a cabo con cuidado, clasificando apropiadamentes los documentos, y llevando un seguimiento suficientemente cerrado como para dar respuesta inmediata a los clientes sobre su estado y el movimiento surgido en torno a ellos. Despachoweb tiene la herramienta más potente del mercado en gestión documental, que es capaz de dar respuesta a todas las necesidades de un despacho bien digitalizado.
Repositorio de documentos
Resulta arcaico, y tremendamente peligroso, almacenar los documentos en papel sin tener una versión digital a buen recaudo, y perfectamente clasificada. La solución es un repositorio de documentos en la nube, gestionado por una plataforma adecuada y ajustada a las necesidades de su negocio, y con las garantías suficientes para asegurar la custodia y copia de seguridad de todos ellos.
Clasificación y ordenación
Una vez que disponemos de un buen repositorio, tan importante como eso es clasificar los documentos, para poder acceder a ellos cada vez que lo necesitemos. Eso se consigue con un sistema de cajones asignados a una selección de clientes, en caso de que estos estén agrupados, o a clientes individualmente, y en esos cajones definir carpetas por temas, que además pueden contener subcarpetas, en forma de árbol. De esta manera podremos encontrar los documentos por clientes, y por el tipo de documentos, años, características, etc.
Restricción de acceso
No tiene mucho sentido definir cajones para los clientes sin un buen sistema de acceso restringido, para decidir qué clientes o grupos de clientes pueden leer ciertos documentos, de modo que los cajones, las carpetas, e incluso los documentos, sean solo accesibles a aquellos clientes o grupos de clientes que nosotros decidamos, guardando de esta manera la confidencialidad de su contenido, que en muchas ocasiones es primordial.
Certificado de lectura
Ya tenemos los documentos almacenados para nuestros clientes. Notificamos la existencia de dichos documentos, y estos pueden abrirlos o descargarlos siempre que quieran, y desde donde quieran. En muchas ocasiones, para justificar que la información ha llegado convenientemente, es posible que necesitemos saber si los documentos han sido abiertos y/o descargados, y esto además certificarlo. Un sistema completo de gestión documental debe permitir que podamos asegurar que los clientes tienen constancia del contenido de los documentos puestos a su disposición.
