Uno de los avances más rápidos que hemos sufrido en los últimos años, y sobre todo por la pandemia en 2020, ha sido la capacidad para celebrar reuniones a distancia de muy diversas formas y con muy diversas aplicaciones. Esto ha llevado a un acelerado aprendizaje por parte de los ciudadanos en general, y por parte de los profesionales en particular, que supone una ventaja a la hora de ahorrar costes, de aumentar la asistencia a las convocatorias de reuniones y a otras muchas más ventajas derivadas del uso de estas tecnologías. La integración en los despachos profesionales es una vía para la digitalización de un despacho, imprescindible hoy en día.
El primer paso para celebrar una reunión virtual (que puede ser incluso mixta presencial-virtual), consiste en seleccionar a un grupo de asistentes y enviar la convocatoria. Para ello, los asistentes deben estar localizados convenientemente, y aquí es donde actúa una buena plataforma digital, DespachoWeb integra totalmente todas las herramientas para seleccionar un grupo de usuarios o clientes, ya constituido y formado, o a todos aquellos que están etiquetados por alguna característica común. El envío incluye el enlace a la sesión virtual, y toda la información necesaria para la celebración de la misma.
Es importante que además de enviar la convocatoria, y certificar la recepción de la misma, que desde DespachoWeb es totalmente viable, podamos comprobar y registrar la presencia de los asistentes convocados, y de esta manera reflejar en el acta de la reunión, la asistencia a la misma. Todo es posible porque se canaliza la información e interacción a través de la plataforma de DespachoWeb, y no dejar lugar a dudas sobre estos aspectos tan importantes, sobre todo cuando se deben hacer comprobaciones posteriores.
Las reuniones virtuales no solo son importantes para poder hablar con otras personas en la distancia, es importante que la información necesaria, para el seguimiento de la reunión, esté disponible en ese mismo momento para todos los asistentes. Esto se consigue adjuntando la documentación necesaria a la apertura de convocatoria desde la plataforma DespachoWeb, de tal modo que dicha documentación está asociada a la convocatoria de la reunión y es fácilmente accesible por todos los asistentes.
Por otro lado, y para futuras visualizaciones o posibles comprobaciones, es de gran ayuda disponer de la grabación de la reunión y así poder cotejar cuestiones tratadas que deban ser revisadas. Esto es posible, y así lo tiene integrado DespachoWeb, por lo que cualquier reunión celebrada con convocatoria desde la plataforma se puede grabar y estará a disposición del Administrador convocante.
